Wissensgrundlage Ihres KI Business Management Systems
Unternehmenswissen wird zu einem nutzbaren Arbeitsprozess.
Statt Informationen in vielen Dokumenten und Systemen manuell zu suchen, unterstützt künstliche Intelligenz Ihre Mitarbeitenden beim Finden, Ordnen und Vorbereiten der nächsten Schritte.
Vertriebex richtet den Arbeitsbereich für den vereinbarten Zweck ein, testet ihn und schult Ihr Team. Ihre Mitarbeitenden arbeiten mit den von Ihnen freigegebenen Informationen – nicht mit einem unkontrollierten öffentlichen Datenraum.
Dieser Wissens- und Arbeitsbereich ist die Grundlage Ihres KI Business Management Systems: KI-Agenten können damit freigegebenen Kontext für Aufgaben und vereinbarte Automatisierungen nutzen. Welche Anbindungen und Aktionen möglich sind, prüfen wir für Ihren Prozess.
Aus einzelnen Informationen entsteht ein geordneter Zusammenhang. Nach vereinbarten Regeln ergänzen bestätigte Ergebnisse die vorhandene Arbeitsgeschichte, statt wieder in einem separaten Chat oder Dokument zu verschwinden.
So entsteht ein nutzbares Unternehmensgedächtnis
Nicht noch eine Ablage. Sondern ein verständlicher Zusammenhang.
Je nach Auftrag können freigegebene Informationen aus Dokumenten, E-Mails, CRM- oder ERP-Systemen, Telefongesprächen und Projektunterlagen einbezogen werden. Wir prüfen Ihre bestehenden Systeme und vereinbaren, welche angebunden oder angepasst werden. Der Arbeitsbereich verbindet die für den vereinbarten Zweck relevanten Inhalte und macht ihren Zusammenhang für Menschen und KI nutzbar. Aus welchen Systemen gelesen werden kann, hängt von Schnittstellen und Zugriffsrechten ab.
Dokumente
Angebote, Verträge, Anleitungen und interne Unterlagen.
E-Mails
Freigegebene Nachrichten, Vereinbarungen und Nachfasspunkte.
CRM und ERP
Ausgewählte Kunden-, Vorgangs- und Geschäftsdaten.
Gespräche
Vereinbarte strukturierte Ergebnisse aus Telefonaten und Besprechungen.
Projekte
Aufgaben, Entscheidungen, Zuständigkeiten und Termine.
Was gilt heute?
Ziele, Kundenstand, Regeln und relevante Fakten erhalten einen klaren Platz.
Warum wurde es so entschieden?
Beschlüsse und ihre Gründe bleiben nachvollziehbar. Wir legen fest, welche Entscheidungen mit verantwortlicher Person, Zeitpunkt und Grundlage dokumentiert werden.
Was kommt als Nächstes?
Offene Schritte werden mit dem dazugehörigen Kunden-, Vorgangs- oder Projektkontext verbunden.
Was hat sich verändert?
Neue bestätigte Ergebnisse und Änderungen werden nach den vereinbarten Regeln festgehalten. So wächst der Kontext mit der täglichen Arbeit; unklare Zuordnungen prüft Ihr Team.
KI-Assistenten arbeiten mit Kontext und Regeln
Vom Auftrag zum Ergebnis – mit nachvollziehbaren Zwischenschritten.
Ein KI-Assistent wird für eine klar beschriebene Aufgabe eingesetzt. Er liest die dafür geltenden Regeln und den aktuellen Kontext, erhält aber nicht pauschal Zugriff auf alles. Quellen, erlaubte Aktionen und Grenzen werden für den Anwendungsfall festgelegt. Kritische Schritte benötigen die vereinbarte Freigabe durch einen Menschen.
- Aufgabe verstehenDer Assistent erhält ein klares Ziel, zum Beispiel einen Vorgang vorbereiten oder einen offenen Punkt klären.
- Passenden Kontext zusammenführenEr nutzt nur die freigegebenen Quellen und berücksichtigt dazugehörige Entscheidungen, Regeln und bisherige Ergebnisse.
- Ergebnis vorbereiten oder ausführenJe nach Vereinbarung entsteht etwa ein E-Mail-Entwurf, ein vorbereiteter CRM-Eintrag, eine Aufgabe, eine Zusammenfassung oder ein erlaubter nächster Prozessschritt.
- Arbeitsgedächtnis aktualisierenDas bestätigte Ergebnis wird nach den vereinbarten Regeln dem richtigen Kunden, Projekt oder Vorgang zugeordnet.
Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail. Der Assistent führt die Nachricht mit dem passenden Kundenvorgang, dem Vertrag und bisherigen Entscheidungen zusammen. Er bereitet eine Antwort und einen CRM-Eintrag vor. Nach der Freigabe werden die neue Vereinbarung, die nächste Aufgabe und die Änderung im Arbeitsjournal dem richtigen Vorgang zugeordnet.
Aus welchen Systemen gelesen und in welche Systeme geschrieben werden kann, hängt von den vorhandenen Schnittstellen, den Zugriffsrechten und dem vereinbarten Projektumfang ab.
Was der Arbeitsbereich übernimmt
Weniger Suchen und Übertragen. Mehr Zeit für Entscheidungen und Kunden.
Informationen finden
Fragen in normaler Sprache stellen und passende Inhalte aus den erlaubten Quellen erhalten.
Dokumente ordnen
Inhalte zusammenfassen, einordnen und als vorbereitete Arbeitsgrundlage bereitstellen.
Aufgaben vorbereiten
Aus Ergebnissen konkrete Aufgaben, Erinnerungen und nächste Schritte ableiten.
Abläufe unterstützen
Wiederkehrende Schritte nach vorab vereinbarten Regeln vorbereiten oder ausführen.
Telefonie und Wissen in einem Ablauf
Telefonate und Unternehmenswissen arbeiten zusammen.
Wenn die Verbindung eingerichtet, geprüft und vom Kunden freigegeben ist, kann das KI-Telefonsystem passende Informationen aus dem Wissensbereich nutzen. Nach dem Gespräch fließen nur die vereinbarten strukturierten Ergebnisse zurück.
- Vor dem GesprächZiel, Kontakte, erlaubte Informationen, Gesprächsregeln und Grenzen werden festgelegt.
- Während des GesprächsDas Telefonsystem nutzt ausschließlich die für diesen Ablauf freigegebenen Informationen.
- Nach dem GesprächKontaktstatus, Vereinbarungen und nächste Schritte werden geordnet zurückgegeben und können geprüfte, vereinbarte Aufgaben auslösen.
Datenverarbeitung nach Anwendungsfall
Welche Daten wo verarbeitet werden, legen wir für Ihren Auftrag fest.
Welche Daten lokal und welche über spezialisierte externe Dienste verarbeitet werden, wird für jeden Auftrag festgelegt. So kann unnötige Weitergabe sensibler Arbeitsdaten reduziert werden, ohne auf notwendige Telefonie-, Web- oder Spezialdienste zu verzichten. Externe Dienste verarbeiten Daten nach ihren eigenen Bedingungen.
Freigegebene Daten
Sie bestimmen Quellen, Zweck, Zugriffsrahmen und Grenzen.
Getrennte Arbeitsbereiche
Informationen und Ergebnisse werden dem vereinbarten Kundenbereich zugeordnet.
Passend für Ihre Arbeitsplätze
Auch Abläufe für macOS, Safari und iOS prüfen wir vor einer konkreten Umsetzung in Ihrer Arbeitsumgebung. Die passende Infrastruktur wird im Projekt ausgewählt; eine bestimmte Plattform oder Verarbeitung ausschließlich in Deutschland ist nicht pauschal zugesagt.
Einrichtung passend zum Prozess
Vertriebex richtet den Arbeitsbereich passend zum Prozess ein.
- Aufgabe klärenZweck, Nutzer, Quellen und gewünschtes Ergebnis festlegen.
- Bereich einrichtenInformationen, Regeln und erlaubte Arbeitsschritte konfigurieren.
- Prüfen und freigebenAntworten, Grenzen und Abläufe mit Beispielen testen.
- Team schulen und übergebenMit der Wissensgrundlage arbeiten und sie nach den vereinbarten Regeln pflegen. Weitere Begleitung beauftragen Sie auf Wunsch.